He estado haciendo una limpieza de primavera (¡cállate! ¡Sé que es junio!), Y mientras clasificaba los periódicos viejos, encontré mi copia de las pautas de The Friends of Lulu Booth de 1996. Teniendo en cuenta que la temporada de convenciones se está calentando, tal vez algunos pequeños editores pueden encontrar estas ideas útiles. (He extraído mucho el papel para que sea mucho más general).

Abriendo el stand
Un coordinador debe haber sido designado en desarrollo para hacerse cargo de la configuración de la cabina. Asegúrese de que todas las cajas y suministros estén en el sitio. Configure el banner o cualquier señalización para asegurarse de que la cabina esté visible. Establecer folletos y material promocional de manera atractiva; Asegúrese de que la mesa no esté abarrotada o abastecida. Poner letreros que anuncian el tiempo y la ubicación de cualquier panel o fichajes profesionales.

Contenido de la cabina clave

Folletos/volantes y formularios de renovación de membresía.

Cinturón de dinero y libro de recibos. Dé a todos los que le dan dinero un recibo, ya sea una tarifa de membresía o donación. Asegúrese de que el cinturón de dinero esté seguro en cualquier momento y devuélvalo al coordinador de la cabina al final del día.

Portapapeles para registros de la lista de correo.

Artículos para comprar (generalmente camisetas). El coordinador debe hacer que todos los que trabajen sepan lo que está a la venta, los precios y si cobrar o no los impuestos.

Caja de suministro. Consiste en tijeras, cinta, formularios de envío (para devolver la configuración de la cabina), bolígrafos, tablero de carteles.

Lista de paneles/fichajes para eventos relacionados con Lulu.

Mantel o cubierta para hacer que la cabina sea distintiva y atractiva.

Horario de personal, estableciendo quién está trabajando en el stand cuando. Trate de programar al menos a dos personas, asegurándose de que al menos una de ellas tenga experiencia. Mantenga los turnos cortos si es posible para permitir que las personas se recargue.

Trabajando el stand
Recuerde el propósito de la apariencia de la convención. El objetivo de Friends of Lulu es inscribir a los miembros y correr la voz sobre la organización.

Sea profesional y con experiencia en la organización.* Mantenga la cabina ordenada. Tenga en cuenta cómo te gusta ser abordado; Sea sensible a las diferencias regionales y de convenciones en el comportamiento esperado. No pases demasiado tiempo socializando; Recuerde, se ha ofrecido como voluntario para trabajar. No actúes con los ojos estrellados cuando se acerca un profesional.

*La mitad del folleto FOL es una lista de preguntas frecuentes para poner a los nuevos voluntarios al día con la organización y qué decir y no decir al representarlos.

Si está trabajando en el stand, debe poder hablar con extraños cómodamente. Si desea ayudar, pero no es extrovertido, avísele al coordinador, para que pueda encontrarle otras tareas adecuadas. Mientras la gente pase, haga contacto visual e inicie las conversaciones. Una buena pregunta de apertura es: “¿Estás familiarizado con Friends of Lulu?”

Reconocer a cualquier individuo que se acerque. Si estás en medio de una conversación con un miembro potencial, disculpes brevemente y deja que el nuevo visitante sea ideal con ellos. Dar folletos para que los visitantes tengan la información crucial para llevar con ellos. (Pero no impulse un folleto a alguien que claramente no quiere uno). Si un miembro se detiene, asegúrese de que esté al tanto de los proyectos y actividades actuales. Ofréles la oportunidad de renovar su membresía.

Mantenga los artículos personales fuera de la vista. Esto no solo se ve mucho más profesional, sino que ayuda a detener el robo. Además, no comas, bebas ni fume en la cabina.

Claramente etiquete los materiales como “gratis” o con el precio en letras grandes y audaces.

Cerrando la cabina
El coordinador o alguien que ha designado cerrará el stand boxeando los suministros y asumiendo la responsabilidad del cinturón de dinero. También verificará dos veces el libro de recibos contra los formularios y el dinero recaudado.

El panorama
Asegúrese de que alguien esté en la cabina en cualquier sentido.

Seleccione convenciones para asistir temprano (incluso hasta el final del año anterior). Considere la audiencia y la demografía.

Calcule el propósito de la apariencia de la convención y examine la experiencia después para ver si se cumplió el propósito.

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